机关公文，是各级机关行使职能的重要工具。拟制高质量的机关公文，不仅是一门大学问，也是一个大课题。如何写出好公文？笔者认为，公文写作有基本规律，具体来说就是要按照五个步骤，一步一步地做。
1.理思路。这个思路指的是大思路、总思路，就是要首先弄清这篇文章是干什么的，要解决什么问题，然后在这个基础再考虑思路靠什么来支撑。比如写工作汇报，首先，要考虑的是上级来干什么（是检查某一项工作，还是调研某一个问题），汇报的主题要根据工作对象的需求来确定。其次，要考虑来的是谁，是领导干部还是机关干部，是第一次来还是经常来，他有什么习惯。如果是领导干部，汇报稿一定要有思想性和层次性，因为领导要看你对问题的理解程度，同时对你的能力水平是也是一个考察。如果是机关干部，是典型事例为主，以具体数据为主。机关干部听汇报，主要是为写东西准备素材，或者是为领导提供某种情况。总之，你呈送的对象关注什么、需要什么，你要围绕他的主题来、下重笔。
2.集资料。就是要搜集写作素材，为写作提供良好的信息、资料、线索来源。写文章同做其他文字工作一样，也需要积累丰富的资料。资料从何而来？只要当有心人，处处有资料。那么要收集哪些资料？从写作的需要来看，主要围绕写作的内容收集比较完整的事例，非常典型的事例、数字性的事例，对比性事例，概括性事例、群众性事例。然后，把这些资料认真整理，分分类，排排队，搞好整合，进行适当拨高。
收集资料的方法主要有三种：一是通过调查掌握素材。就是要结合工作实际搞好经常性的调查研究，通过问卷调查、抽样调查、召开座谈会等方法，从群众的实际生活中求得新鲜的、有价值的材料。二是搞好读书摘记。俗话说，好记性不如烂笔头。要倡导不动笔墨不读书的良好学习习惯。在阅读文件、报刊杂志和有关书籍的过程中，感兴趣数据事例、名言警句、寓言典故、精彩篇章和语句等尽可能摘记下来，作为以后写材料的知识储备。三是学会资料剪贴。就是要把报刊上发表的好文章及时剪贴下来，并注明报刊名称和版面，以备引用或备找。只有大量搜集积累材料，写作时才会左右逢源，也许会因一篇材料的触发而灵感忽现，解除“书到用时方恨少”的困境。
积累资料贵在有恒，不需要大块的专门时间，今天一点、明天一点，时间长了自然就丰富了。对积累起来的各种资料，还应注意科学分类、定期整理，以便于查找和使用。
3.撰提纲。提纲是文章的框架，是文章的骨头。在起草文章之前，必须先列提纲。有了提纲，就可以使文章有层次、有脉络，防止把文章写成流水账，杂乱无章。如果不列提纲，上去就写，肯定会写地没有逻辑性。一个画家要创作一幅画，要根据宣纸的大小在心里构一个图，这个图就是他列的提纲，然后他再把提纲搬到纸上，先画主干，再画分枝，然后再点缀些叶子就完成了。一幅书法作品的创作过程也是这样，写文章也是一样，必须首先列提纲，提纲完成了，文章就完成了一大半。所以，一定要养成写文章先列提纲的习惯。
4.配素材。我们可以把不同体裁的文章比喻成不同的树种，综合性较强的文章可以理解是一个嫁接的大树（比如，领导讲话稿，通常是讲几个问题）。前面讲的提纲是树干，是主题思想，树叶就是我们所说的素材，树叶越很茂密，树就显得很茂盛。写文章也是一样，素材越多文章就越丰满，素材越典型，文章越显得越有活力。素材备好后，还有个怎么运用的问题。公文写作君认为，总的原则是：哪一类的东西就用在哪个地方，始终做到为你的观点服务，再好的素材只要不一类的东西也不能用。怎样用活事例：远事例与近事例相结合；身边事与友邻事相结合；抽象的与大众化相结合，文言文与流行语相结合。
5.反复改。一篇文章的初稿完成之后，通常是比较粗糙的，需要不断的调整，不到位的地方需要补充，繁琐的部分需要减肥。有人说写文章的功夫大部分在修改上，这句话有一定的道理。修改方法是首先是自己改，要舍得改，这个过程有点痛苦、有点不忍心，但要想超越，必须走这个过程。其次要找人改，找懂业务的给你看一看，提出修改意见，要虚心接受。我们每个人都一个习惯，不愿意别人改自己的文章，就像自己的孩子自己怎么打都可以，别人一个指头都动不得。这种观念一定要破除。修改是写作的重要组成部分，而每次修改的过程就是一个思考的过程。所以，写文章无论是从立意还是到炼题，无论是从行文还是到修改，每一个过程，每一个环节，都需要缜密思考，反复推敲，再三斟酌，只有这样才能写出一篇好文章。
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